7 Consejos para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo

1.      Decide dónde se llevará a cabo la comunicación y de qué quieres hablar

La comunicación en el trabajo se realiza de muchas maneras diferentes: cara a cara, por correo electrónico, mensajería instantánea y en plataformas de gestión del trabajo. La comunicación efectiva en el lugar de trabajo significa seguir las pautas de comunicación y comunicar el contenido correcto en los lugares correctos.

Saber exactamente cómo quieres comunicarte es a veces la mitad de la batalla. Tu empresa puede tener varias herramientas de comunicación y estrategias de comunicación. Es aún más importante seleccionar la herramienta apropiada en cada caso.

¿Qué herramienta tiene más sentido para tu pregunta o comentario? ¿Prefieres comunicarte directamente o es suficiente enviar un mensaje? Si no está seguro, pregúntele a un miembro del equipo o gerente cuál es la mejor manera de enviar mensajes específicos. Es importante que todos estén en la misma página. Por ejemplo puedes usar:

• Gmail
• Zoom

2.      Amplía tus habilidades de colaboración

La colaboración forma la base de un trabajo en equipo eficaz. Para desarrollar sólidas habilidades de colaboración en equipo y cosechar los beneficios de una buena comunicación en el trabajo, debes cultivar una comunicación abierta y honesta.

Esto no significa necesariamente que siempre estemos de acuerdo. Saber cómo mantener puntos de vista opuestos y aun así llegar a un acuerdo contribuirá en gran medida a mejorar la colaboración.

Cuando se trata de colaboración y comunicación efectiva en el lugar de trabajo, es posible que se haga la pregunta proverbial: «¿Qué fue primero, el huevo o la gallina?». Con una comunicación interna efectiva puedes lograr una buena cooperación, pero primero debe saber cómo debe ser su cooperación.

Este es el factor más importante para una comunicación exitosa en el trabajo. Esencialmente, esto significa que necesita ver que tanto la comunicación como la colaboración mejoren con el tiempo. Cuando fortalece la colaboración en equipo, también se vuelve más fácil transmitir información y opiniones en su entorno de trabajo. El resultado de una buena comunicación es una cooperación sin problemas.

3.      Si es posible, habla en privado

La mejor manera de evitar malentendidos es tener una conversación cara a cara. Si tu equipo trabaja de forma remota, también puedes comunicarte a través de videoconferencias.

Una conversación personal siempre es particularmente importante cuando sabes que hay un tema difícil de discutir. A veces es difícil encontrar el tono adecuado en la comunicación escrita. Después de todo, deseas que tu interlocutor también observe tu expresión facial y tu lenguaje corporal.

Si tu equipo trabaja desde casa o en diferentes lugares, la comunicación interna también puede realizarse a través de una llamada telefónica en lugar de una videoconferencia. Ciertamente puede ocurrir cierta reticencia a las videoconferencias y puede dificultar la colaboración y la comunicación, especialmente para los equipos que trabajan desde cualquier lugar.

La comunicación por teléfono reduce el factor de estrés del encuentro visual, pero sigue siendo una forma de comunicación directa en el trabajo donde la voz y el tono juegan un papel importante.

4.      Cuida tu lenguaje corporal y tono de voz

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo no se trata solo de lo que dices, sino de cómo lo dices. Asegúrate de no cruzar los brazos o parecer duro. A menudo, tu lenguaje corporal no tiene nada que ver con la situación actual, ya que puedes estar cansado o estresado por un asunto personal.

Sin embargo, los miembros de tu equipo, que desconocen estos antecedentes, pueden percibir tu comportamiento como enojado o molesto. Especialmente en conversaciones más exigentes, trata de relajar tu lenguaje corporal y tus expresiones faciales para no enviar señales no deseadas.

5.      Prioriza la comunicación bidireccional en el trabajo

La escucha activa es tan importante para la comunicación adecuada en el lugar de trabajo como el habla. Un miembro del equipo que valora la buena cooperación no solo aporta sus propias ideas a la conversación, sino que también escucha atentamente a los demás miembros del equipo.

Hay dos formas comunes de escuchar: o escuchas para tener una respuesta inmediata, o escuchas para entender lo que dice la otra persona. Si solo estás escuchando para responder de inmediato, concéntrate en lo que vas a decir a continuación y menos en entender a la otra persona. Con este tipo de escucha se corre el riesgo de perder información importante o incluso de repetir lo ya dicho.

En su lugar, trata de escuchar para entender. Esto significa escuchar lo que la otra persona tiene que decir sin pensar en cómo responderás. Cuando pienses en algo que decir, anótalo para que puedas volver a escuchar y comprender a la otra persona en lugar de tratar de recordar lo que quieres decir a continuación.

6.      Cíñete a los hechos, no a las «historias»

Hechos versus historias es una técnica recomendada por la cofundadora de Conscious Leadership Group, Diana Chapman. En este caso, los «hechos» son hechos que realmente sucedieron y con los que todos en la sala estarían de acuerdo. Una «historia», por otro lado, es su interpretación de la situación.

Supongamos que tu gerente te brinda comentarios en vivo durante una pequeña reunión de equipo. Es un hecho. No esperaba los comentarios y sientes que tu gerente abordó los comentarios públicamente en lugar de guardarlos para su uno a uno porque no están satisfechos con tu trabajo. Esta es una «historia» porque no tienes forma de verificarla.

Las historias son inevitables y todas están basadas en hechos hasta cierto punto. Sin embargo, intenta separar las historias de los hechos y evita responder a las historias hasta que pueda verificarlas.

En este caso, por ejemplo, en tu próxima reunión individual, podría hablar con tu gerente y preguntarle por qué se compartió la retroalimentación en una reunión de equipo.

7.      Asegúrate de estar hablando con la persona adecuada

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo depende tanto de con quién estás hablando como de lo que está diciendo. La mala comunicación en el trabajo a menudo proviene de hablar con las personas equivocadas o de tratar de transmitir información en una situación inapropiada.

Para evitar esto, asegúrate de que las personas adecuadas estén en la sala o reciban el mensaje. Si no estás seguro de quién podría ser, tómate un momento para identificar a las partes interesadas clave del proyecto que podrían faltar.