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Derecho Online

Documentos públicos y privados

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Definición del Documento

Documento, es una palabra que tiene su origen en el latín “documentum” y significa “enseñanza, ejemplo o muestra”, de acuerdo a Corominas (1983) citado por Luis Chiozza (2008); y Aclara Calvo (2009)”, afirma que deriva del verbo doceo, que significa “enseñar”.



La definición de documento como los comprendemos actualmente tuvo su origen en 1786 que pasó de “lo que sirve para enseñar”, para luego entenderlo como “escrito que contiene información)” y por último como “escrito que contiene información fehaciente”. Es decir, el documento como aquello que “da fe o que prueba algo”.

Desde la perspectiva del derecho, Calvo (2009), citando a Couture define al documento como aquel instrumento escrito, donde contiene “alguna cosa apta” que permitirá dejar en claro un hecho o en donde se deja constancia de una voluntad que producirá efectos legales. En este sentido el término documento es sinónimo de instrumentos, títulos escritos y escrituras para Borjas al contar un hecho o una actuación cualquiera. Esta afirmación sobre lo que se entiende por documento lo afirma Feo al considerarlos equivalentes. Sin embargo, Hugo Alsina, considera que son vocablos diferentes a pesar de que las leyes hablan como si fueran los mismo.

En este sentido, en 2009, Calvo considera el término documento en sentido estricto como aquel escrito ya sea documento privado o documento público en donde se contiene algo. En sentido amplio, se puede hablar de documento como aquella que representa de forma objetiva un pensamiento de forma material o literal. Cuando de habla de documento material tenemos las marcas, signos, contraseñas etc., y cuando se refieren a un pensamiento literal se habla de escrituras que serán determinantes para la comprobación de una relación jurídica y se les llama instrumentos. En resumen, el documento representa el género, y el instrumento la especie.

Finalmente, el Código de Procedimientos Civiles del Estado Soberano del Estado de Puebla en el artículo 265 define a los documentos como los elementos “que por su naturaleza objetiva consignan en sí mismos, la memoria de un hecho, acto o acontecimiento, mediante el empleo de un lenguaje escrito, visual o auditivo”.

Los elementos esenciales del documento

Los elementos esenciales de un documento desde los materiales son: autor, cosa y contenido:

El autor

Son las personas que bajo el ejercicio de sus actividades pueden declarar la voluntad o verdad de algo mediante la firma u otra forma que la ley establezca que el autor da su cometimiento y es el (otorgante u otorgantes)

La cosa

En la cosa, se contiene letras, números etc., la declaración de la voluntad del autor sobre un hecho lícito y, por tanto, funciona de sustento del contenido.

El contenido

Cuando se habla de contenido, se refiere a la manifestación de la voluntad del autor que es plasmado e la cosa y que obtiene efecto jurídico si se apega a las normas jurídicas y tiene la función de probar hechos que contiene.

Clasificación de los documentos

En este apartado se habla de la clasificación de los documentos considerando tres criterios: Por su fuerza probatoria, por razón de la persona de quién lo emana y por la solemnidad:

Por su fuerza probatoria

Se clasifica en auténtica y en fehaciente, la primera responde a aquella que se prueba por sí misma, y la segunda, permite la presunción de la existencia de un hecho.

Por la solemnidad

Por la solemnidad del documento se clasifica en ad probationem y ad solemnitatem. Esta clasificación dependerá lo que genere el acto; es decir, conforma la forma de reconocer “la existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de este acto”.

Por razón de la persona de que emana

En esta clasificación se habla de documento público y de documento privado. Es documento público si es emanado por un funcionario público conforme a la ley; y es un documento privado si no interviene un funcionario público en el ejercicio de sus funciones, y solamente intervienen personas privadas.

Documento público y privado

Ya habrás observado, que por la clasificación del documento en razón de la persona quién la emana se divide en público y privado. Pero ¿qué es un documento público? y ¿qué es un documento privado? A continuación de hablaremos del significado de cada uno de estos tipos de documentos.

Pero, antes de comenzar, debe de queda claro que todo documento público por regla generalizada puede ser consultada por cualquier persona, excepto aquellas que la ley mantiene como reservadas; y el documento privado no se encuentra disponible para el público, hasta que la ley exprese lo contrario.

Documento público

Pero, con más precisión ¿qué es un documento público? ¿Qué nos dice la legislación mexicana sobre la definición de documento público?

El Código de Procedimientos Civiles, contiene en el artículo 129, que el documento público se define como aquel que se encuentra encomendado por la ley, bajo límites de competencia, que es expedido por un funcionario público revestido de fe pública que se encuentra en el ejercicio de sus funciones. ¿Cómo se demuestra que un documento es público? por la existencia de sellos, firmas o signos exteriores que prevén las leyes.

El Código de Procedimientos Civiles del Estado de Puebla con fundamento en el artículo 266, se afirma que:

los documentos públicos son aquellos autorizados por funcionarios o depositarios de la fe pública, dentro de los límites de su competencia, con las solemnidades y formalidades prescritas por la ley.

 Queda claro que todo documento que sea expedido, elaborado o intervenido un funcionario público, se considera como un documento público, siempre considerando la respectiva ley.

Documento privado

El documento privado de acuerdo al Código de Procedimientos Civiles en el artículo 133 y el artículo 268 de Código de Procedimiento Civil del Estado de Puebla, son aquellos documentos que no cumplen las características condicionadas en los mismos códigos, pero esto no deja claro, lo ¿qué es un documento privado?

Con apoyo de las características de un documento público, se entiende que un documento privado no es elaborado ni interviene un funcionario o autoridad, sino por particulares (personas físicas o morales) en ejercicio de sus actividades, pero podría llegar a ser documento público si se presenta ante un notario público. Entonces, los documentos privados no cuentan con elementos o connotaciones de un documento público que la ley ha previsto.

Ejemplo de documento público y documentos privados

El Código de Procedimiento Civil del Estado de Puebla, nos establece una lista en el artículo 267 de ejemplos de documentos público:

  1. Testimonios de escrituras autorizadas por fedatarios.
  2. Libros de actas, registros, catastros que se hallen en los archivos públicos.
  3. Certificaciones de constancias existentes en los mismos archivos.
  4. Certificaciones de los encargados de los archivos parroquiales (si están cotejadas por notario).
  5. Certificaciones de actas del registro del estado civil y sus extractos.
  6. Acuses de recibo del servicio postal mexicano.
  7. Actuaciones judiciales.

5 ejemplos de Documentos públicos

Con fundamento al artículo mencionado anteriormente, estos son 5 ejemplos de documentos público más comunes y utilizados por la mayoría de las personas:

Estos son 5 ejemplos de lo que el código de procedimientos civiles considera como “documentos públicos”:

  1. Acta de nacimiento
  2. Acta de divorcio
  3. Acta de defunción
  4. Documentos de propiedad
  5. Pasaporte

5 ejemplos de Documentos privados

Estos son 5 ejemplos de lo que el código de procedimientos civiles considera como “documentos privado”:

  1. Constancia de Trabajo.
  2. Carta poder
  3. Prescripción médica
  4. Contrato determinado de trabajo
  5. Cotización de servicios. 
  6. Recibos de Pagos de algún servicio privado.

Diferencias entre documento público y documento privado

Una de las principales características y diferencias entre documento público y documento privado es la relación que tiene con las consultas, ya que cualquier persona pues consultar los documentos públicos, mientras que los documentos privados solo son consultados por las personas que participaron en su elaboración, hasta que la autoridad así lo decida.

Una segunda diferencia entre estos documentos es de quién lo emite, los públicos son emitidos o autorizados por funcionarios públicos; y los documentos privados por personas particulares.

Ahora, una similitud entre estos dos tipos de documentos es que como instrumento privado reconocido tiene misma fuerza probatoria que un instrumento público para demostrar un hecho material, por ejemplo, hacer fe.

Cuadro comparativo sobre documento público y documento privado

El siguiente cuadro comparativo sobre documentos privados y documentos públicos fue realizado por Josefina Nereyda Pérez García, y podrás descargar a continuación. 



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Diferencias

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Similitudes

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Similitudes
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Público y privado

Ventajas y desventajas

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Ventajas y desventajas

Bibliografía 

Código de Procedimientos Civiles para el Estado Libre y Soberano de Puebla. (2017). Obtenido en http://ojp.puebla.gob.mx/index.php/codigos.

Código de Procedimientos Civiles (2012). Obtenido en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/6.pdf

Calvo Baca, E. (2009). Derecho Registral y Notarial. Venezuela: Ediciones Libra C.A.